La experiencia no se improvisa

Cómo demostrar competencia profesional, criterio y capacidad de respuesta más allá de la antigüedad

En nuestro sector hablamos frecuentemente de experiencia profesional.

La encontramos en currículums, propuestas comerciales, concursos públicos y presentaciones de empresas.

Pero ¿qué significa realmente tener experiencia en la dirección y coordinación de eventos?

¿Es suficiente acumular años de actividad? ¿Podemos considerar igualmente experimentados a dos profesionales que llevan el mismo tiempo trabajando, pero que han asumido responsabilidades completamente diferentes?

Después de más de 25 años vinculado a este sector, he llegado a una conclusión:

La experiencia no consiste únicamente en haber participado en muchos eventos, sino en lo que hemos aprendido, las responsabilidades que hemos asumido y nuestra capacidad para aplicar ese conocimiento cuando realmente hace falta.

Y creo que merece la pena reflexionar sobre ello.

1. Los años de experiencia importan, pero no lo explican todo

La trayectoria profesional tiene un valor indudable.

El paso de los años permite conocer proveedores, comprender mejor el funcionamiento de los equipos, identificar dificultades habituales y adquirir conocimientos que difícilmente pueden obtenerse únicamente mediante la formación.

Sin embargo, no todas las trayectorias son iguales.

Un profesional puede haber participado durante diez años en eventos similares, con funciones muy concretas y responsabilidades limitadas.

Otro puede haber trabajado durante menos tiempo, pero haber dirigido proyectos de diferente naturaleza, coordinado numerosos equipos y afrontado situaciones de considerable complejidad.

¿Quién tiene más experiencia?

La respuesta no es tan sencilla.

La antigüedad nos indica cuánto tiempo llevamos trabajando. La experiencia profesional debe ayudarnos a comprender qué hemos aprendido durante ese tiempo.

Por eso considero importante valorar ambas cuestiones.

2. La responsabilidad asumida marca diferencias

En un evento intervienen numerosos profesionales.

Técnicos de sonido e iluminación, personal de montaje, responsables de seguridad, proveedores, artistas, personal auxiliar, coordinadores y responsables de producción.

Cada uno desarrolla funciones esenciales.

Pero participar en un evento no equivale necesariamente a dirigirlo.

La responsabilidad de quien asume la dirección implica mantener una visión global del proyecto, comprender las relaciones entre las diferentes áreas y adoptar decisiones dentro de sus competencias.

Esto no significa que el director deba saber hacerlo todo.

Significa que debe comprender suficientemente el conjunto para coordinar a los especialistas, valorar alternativas y tomar decisiones fundamentadas.

La experiencia adquiere especial valor cuando se transforma en criterio profesional.

3. La capacidad de anticipación

Hay una diferencia importante entre resolver un problema y evitar que llegue a producirse.

Ambas capacidades son necesarias.

Pero considero que una de las mayores aportaciones de la experiencia es aprender a reconocer situaciones que pueden generar dificultades.

Un acceso insuficiente para los vehículos de montaje.

Un cronograma que no contempla tiempos de transición.

Dos proveedores que necesitan utilizar simultáneamente el mismo espacio.

Una actividad exterior sin alternativas razonables ante condiciones meteorológicas adversas.

Son situaciones aparentemente pequeñas que pueden tener consecuencias importantes.

La experiencia permite detectar muchas de ellas antes de que se conviertan en incidencias.

Y esa capacidad de anticipación aporta tranquilidad al cliente, seguridad a los equipos y mayor eficiencia al proyecto.

4. Cuando la experiencia debe convertirse en decisiones

Imaginemos una feria al aire libre.

Faltan pocas horas para su apertura y las previsiones meteorológicas empeoran considerablemente.

La organización debe valorar si mantiene la programación, modifica determinadas actividades o activa alguna de las alternativas previstas.

En ese momento no basta con recordar situaciones similares.

Hay que interpretar la información disponible, consultar a los responsables competentes, evaluar los riesgos y adoptar decisiones compatibles con las condiciones de seguridad y las autorizaciones correspondientes.

Un profesional experimentado puede aportar conocimientos adquiridos en situaciones anteriores.

Pero también debe reconocer cuándo necesita el criterio de especialistas.

La experiencia no consiste en tener siempre todas las respuestas, sino en saber qué información necesitamos, a quién debemos consultar y cómo actuar responsablemente.

5. ¿Cómo podemos demostrar nuestra experiencia?

Esta cuestión me parece especialmente interesante.

Con frecuencia presentamos nuestra trayectoria mediante una relación de eventos realizados.

Es una información útil, pero podríamos complementarla con otros elementos que permitan comprender mejor nuestras competencias.

Por ejemplo, indicando qué responsabilidades asumimos, cuál era la complejidad del proyecto, qué equipos coordinamos, qué procedimientos utilizamos y qué resultados obtuvimos.

También podemos aportar referencias profesionales, certificados de buena ejecución cuando correspondan y ejemplos concretos de metodologías de trabajo.

No se trata de convertir cada proyecto en una extensa memoria.

Se trata de facilitar información que permita valorar nuestra capacidad profesional de manera objetiva.

La experiencia debe poder explicarse, documentarse y contrastarse.

6. La experiencia en la contratación pública

Este asunto adquiere especial relevancia cuando hablamos de eventos promovidos por administraciones públicas.

En los procedimientos de contratación, resulta importante diferenciar la solvencia profesional exigida para participar de los criterios utilizados para valorar las ofertas.

La Ley 9/2017 de Contratos del Sector Público permite, bajo determinadas condiciones, valorar la organización, cualificación y experiencia del personal adscrito a la ejecución del contrato cuando su calidad pueda afectar significativamente a una mejor ejecución.

Esto no significa que puedan otorgarse puntos simplemente por acumular años de actividad.

Los criterios deben estar vinculados al objeto del contrato, formularse adecuadamente y respetar los principios de igualdad, transparencia y proporcionalidad.

Desde mi punto de vista, cuando las características del servicio lo justifican, valorar adecuadamente la competencia del equipo responsable puede contribuir a mejorar la calidad de los eventos contratados.

Porque en determinados proyectos, quién dirige y coordina puede resultar tan importante como los medios materiales disponibles.

7. La experiencia también necesita formación

Existe una idea que considero fundamental.

La experiencia acumulada no debería convertirse en una excusa para dejar de aprender.

Nuestro sector evoluciona constantemente.

Cambian las tecnologías, los procedimientos de trabajo, las expectativas del público, las exigencias de accesibilidad y las necesidades de los clientes.

Por eso, la formación continua, el intercambio de conocimientos y la evaluación de cada proyecto son esenciales.

Un profesional con experiencia debe mantener la curiosidad de quien todavía tiene mucho por descubrir.

Y los profesionales que comienzan merecen oportunidades para desarrollar sus competencias, asumir responsabilidades progresivas y aprender de quienes llevan más tiempo trabajando.

Compartir experiencia también significa contribuir al crecimiento de otros profesionales.

8. Cinco preguntas para valorar la experiencia profesional

Me gustaría terminar la parte práctica de este artículo proponiendo cinco preguntas que pueden ayudarnos a reflexionar sobre nuestra propia trayectoria.

¿Qué responsabilidades he asumido realmente? No solamente en qué eventos he participado, sino cuál ha sido mi papel.

¿Qué situaciones complejas he afrontado? Y, especialmente, qué he aprendido de ellas.

¿Cómo demuestro mi capacidad profesional? Mediante proyectos, referencias, resultados y procedimientos de trabajo.

¿Qué conocimientos necesito actualizar? Reconociendo que siempre existen oportunidades de mejora.

¿Qué puedo aportar a otros profesionales? Porque transmitir conocimientos también forma parte de nuestra responsabilidad con el sector.

Son preguntas sencillas, pero pueden ayudarnos a comprender mejor el valor de nuestra trayectoria.

Una reflexión final

La experiencia profesional no aparece de un día para otro.

Se construye con trabajo, responsabilidad, formación, decisiones acertadas y también con errores de los que debemos aprender.

No garantiza que nunca vayamos a equivocarnos.

Pero puede ayudarnos a anticipar dificultades, interpretar mejor las situaciones y tomar decisiones con mayor criterio.

Y, sobre todo, debería enseñarnos a mantener una actitud de aprendizaje permanente.

Porque la experiencia no se improvisa. Se construye, se demuestra y se comparte.

Abrimos el debate

Me gustaría conocer vuestra opinión.

¿Qué debería valorarse más al seleccionar a un director o coordinador de eventos: los años de trayectoria, el número de proyectos realizados o las responsabilidades y competencias demostradas?

¿Estamos valorando adecuadamente la experiencia profesional en nuestro sector?

Será un placer leer vuestras reflexiones.

Tomás Tomás
Asesoramiento, Dirección y Coordinación de eventos

Cuadernos de Dirección de Eventos | 02/10