Organizar un evento no es lo mismo que dirigirlo
La diferencia está en cómo se toman las decisiones.
Hay algo que siempre me ha llamado la atención en nuestro sector: hablamos constantemente de organizar eventos, pero no siempre distinguimos entre organizarlos, dirigirlos y coordinarlos.
Son conceptos relacionados, que incluso pueden recaer sobre una misma persona, pero representan funciones diferentes.
Y comprender esa diferencia puede ayudarnos a mejorar la planificación, el funcionamiento de los equipos y los resultados de nuestros proyectos.
Después de más de 25 años vinculado a este apasionante sector, hay una reflexión que me gustaría compartir:
Un evento puede estar perfectamente organizado sobre el papel y, sin embargo, encontrarse con importantes dificultades durante su ejecución.
¿Por qué sucede esto?
En muchas ocasiones, porque hemos prestado mucha atención a lo que debe ocurrir, pero no tanta a quién debe tomar las decisiones cuando algo cambia.
1. Organizar: transformar una idea en una realidad viable
Todo evento comienza con una idea, una necesidad o un objetivo.
Puede tratarse de una celebración institucional, un congreso, una feria, un espectáculo o una actividad cultural.
Organizar significa convertir esa idea en un proyecto realizable.
Implica definir objetivos, estudiar espacios, elaborar presupuestos, establecer necesidades, contratar proveedores, gestionar recursos y preparar una programación.
Es una labor fundamental.
Sin una organización adecuada, difícilmente podremos desarrollar un evento con garantías.
Pero aquí aparece nuestra primera cuestión:
¿Es suficiente tener todos los recursos preparados para asegurar que funcionarán correctamente en conjunto?
Mi experiencia me dice que no.
2. Dirigir: tener visión global y capacidad de decisión
La dirección de un evento va más allá de comprobar que cada proveedor cumple su cometido.
Supone mantener una visión global de lo que está sucediendo, establecer prioridades, anticipar consecuencias y adoptar decisiones dentro de las responsabilidades asignadas.
Un director debe conocer el proyecto, comprender sus necesidades y disponer de información suficiente para valorar cómo afecta cada decisión al conjunto.
Pensemos en algo sencillo.
Una actuación comienza quince minutos más tarde de lo previsto.
Aparentemente, solo tenemos un retraso.
Pero ese retraso puede afectar a otros artistas, al personal contratado, a los horarios autorizados, al funcionamiento del espacio o a actividades que deben comenzar después.
La cuestión no es únicamente recuperar esos quince minutos.
La verdadera cuestión es decidir cómo hacerlo sin generar problemas mayores.
Y para ello se necesita algo más que un programa de actividades.
Se necesita criterio, coordinación, conocimiento del proyecto y capacidad de respuesta.
3. Coordinar: conseguir que todas las piezas funcionen juntas
Imaginemos que un evento dispone de excelentes profesionales de iluminación, sonido, montaje, seguridad, atención al público y producción artística.
Todos pueden realizar correctamente su trabajo.
Sin embargo, eso no garantiza que el conjunto funcione adecuadamente.
La coordinación consiste precisamente en conectar esas diferentes áreas.
¿Quién informa a los técnicos de que se ha modificado una actuación?
¿Quién comunica a los artistas que deben estar preparados antes de lo previsto?
¿Quién comprueba que una nueva disposición del espacio resulta compatible con las condiciones de seguridad?
¿Quién confirma que las instrucciones han llegado a todas las personas implicadas?
Una comunicación deficiente puede convertir una pequeña modificación en un problema considerable.
Por eso considero que coordinar no es simplemente repartir tareas: es conseguir que personas, recursos y tiempos trabajen de forma sincronizada.
4. Un ejemplo práctico: cuando todo cambia en quince minutos
Vamos a imaginar una situación habitual en un evento público.
Tenemos prevista una actuación a las 19:00 horas.
A las 18:45, el responsable técnico comunica una incidencia que impide comenzar a la hora programada.
Disponemos de quince minutos para valorar la situación.
¿Qué deberíamos hacer?
Lo primero es obtener información fiable sobre la incidencia y su posible resolución.
Después, valorar sus consecuencias y consultar a los responsables que correspondan, especialmente cuando puedan verse afectadas las condiciones de seguridad o las autorizaciones del evento.
A continuación, estudiar las alternativas previamente contempladas y decidir cuál resulta viable.
Finalmente, comunicar la decisión de manera clara y comprobar que todos los equipos implicados la han comprendido.
Puede parecer un proceso sencillo, pero cuando intervienen numerosos profesionales, proveedores, artistas y público, las decisiones deben ser rápidas sin dejar de estar fundamentadas.
Y aquí aparece una de las grandes diferencias entre tener una programación y disponer de una dirección operativa eficaz.
Un cronograma nos indica qué debería suceder. La dirección nos ayuda a decidir cómo actuar cuando las circunstancias modifican lo previsto.
5. La experiencia profesional: un valor que debe demostrarse
Existe otro aspecto que considero especialmente importante.
La experiencia.
En ocasiones, tendemos a medirla exclusivamente por los años de actividad o por el número de eventos realizados.
Sin embargo, pienso que su verdadero valor debe analizarse de una manera más amplia.
¿Qué responsabilidades ha asumido ese profesional?
¿Con qué equipos ha trabajado?
¿Qué complejidad tenían los proyectos?
¿Qué situaciones imprevistas ha tenido que resolver?
¿Qué ha aprendido de sus decisiones?
La experiencia contrastada no consiste únicamente en haber estado presente en muchos eventos.
Consiste en haber desarrollado conocimientos, criterio y capacidad de respuesta a través de responsabilidades reales.
Y tampoco debería entenderse como un sustituto de la formación.
La experiencia, la actualización profesional, el conocimiento de los procedimientos y el trabajo en equipo deben complementarse.
Un profesional experimentado también debe estar dispuesto a seguir aprendiendo.
6. Una herramienta sencilla: cinco preguntas antes de comenzar
Me gustaría que estos cuadernos no fueran únicamente un espacio de reflexión.
También quiero compartir ideas que podamos aplicar en nuestro trabajo.
Por eso, antes de iniciar cualquier evento, propongo revisar cinco preguntas:
1. ¿Quién toma las decisiones?
Las responsabilidades deben estar identificadas, especialmente cuando intervienen diferentes organizaciones o proveedores.
2. ¿Quién coordina a los equipos?
Es importante disponer de interlocutores claros y canales de comunicación definidos.
3. ¿Qué sucede si algo no sale según lo previsto?
Conviene estudiar las incidencias previsibles y preparar alternativas realistas.
4. ¿Cómo se comunica una modificación?
Una instrucción solo resulta útil cuando llega a las personas adecuadas y se confirma que ha sido comprendida.
5. ¿Cómo evaluaremos el resultado?
No basta con comprobar que el evento ha terminado. También debemos analizar qué ha funcionado, qué podría mejorarse y qué aprendizajes podemos incorporar a futuros proyectos.
Estas cinco preguntas no sustituyen la documentación operativa, los planes de seguridad ni los procedimientos específicos que correspondan a cada evento.
Pero pueden ser una buena base para revisar nuestra preparación.
7. La importancia de saber anticiparse
Hay una idea que, con los años, ha adquirido especial importancia en mi manera de entender esta profesión.
La buena dirección no consiste en resolver constantemente problemas, sino también en conseguir que muchos de ellos no lleguen a producirse.
La anticipación, el asesoramiento previo y una coordinación adecuada pueden evitar decisiones precipitadas, duplicidades, retrasos y situaciones innecesariamente complejas.
En ocasiones, el trabajo más importante de un director o coordinador es precisamente aquel que el público nunca llega a ver.
Porque los problemas que hemos conseguido prevenir no aparecen en la programación ni suelen recibir reconocimiento.
Y, sin embargo, forman parte esencial de la calidad del evento.
Para terminar, una reflexión
Organizar, dirigir y coordinar no son actividades enfrentadas.
Son funciones complementarias que necesitan trabajar conjuntamente.
La organización transforma una idea en un proyecto viable.
La dirección aporta visión global, criterio y capacidad de decisión.
La coordinación conecta a las personas, los recursos y las actuaciones necesarias para desarrollarlo.
Y la experiencia, cuando está acompañada de formación, responsabilidad y aprendizaje, puede contribuir decisivamente a mejorar las tres.
Porque el éxito de un evento no depende únicamente de lo que hemos preparado, sino también de nuestra capacidad para dirigir y coordinar lo que realmente sucede.
Y ahora me gustaría conocer vuestra opinión:
¿Creéis que en nuestro sector se diferencia suficientemente entre organizar, dirigir y coordinar un evento?
¿O seguimos utilizando estos conceptos como si fueran exactamente lo mismo?
Será un placer leer y compartir vuestras experiencias.
Tomás Tomás
Asesoramiento, Dirección y Coordinación de eventos
Cuadernos de Dirección de Eventos | 01/10
Ideas, experiencias y buenas prácticas para seguir aprendiendo juntos.